Як організувати робочий день, щоб все встигнути - поради для особистого тайм-менеджменту.
Існує корпоративний (майстерність управління компанією) і особистий (організація власного часу) тайм-менеджмент. Освоївши принципи управління особистим часом, ви легко зможете організувати роботу цілого підприємства.
Корисні поради для особистого тайм-менеджменту:
1. Доведіть до автоматизму всі дрібні повторювані справи.
2. Займайтеся тільки однією справою в один момент часу.
3. Визначайте пріоритети - важливіші справи слід вирішувати в першу чергу. За інші - не братися зовсім або робити швидко.
4. Засвойте, що не можна все встигнути і позбавтеся від почуття провини.
5. Не працюйте з тими, хто працює гірше за вас - вони забирають час.
6. Навчиться делегувати свої обов'язки іншим - неможливо все зробити самому.
7. Знаходьте інтерес у тому, що ви робите.
8. Записуйте поточні справи в щоденник, щоб не перевантажувати активну пам'ять.
9. Зберігайте речі на звичних місцях, щоб не витрачати час на пошуки сумочки або ключів.
10. Встановлюйте терміни виконання завдань - це стимулює робити їх швидше або, навпаки, на деякий час забути про них.
11. Уникайте марним телефонних розмов.
12. Ставте для себе високі цілі, а не легко досяжні.
13. Намагайтеся не перевтомлюватися - робота без відпочинку не прискорить виконання обов'язків, а сповільнить їх через зниження працездатності.
14. Заохочуйте себе після виконаного завдання і розслабляйтеся кожен раз, коли це тільки можливо (перебуваючи у пробці або на нудній нараді у начальника).
Як уникнути марних телефонних розмов:
1. Не бійтеся ввічливо перервати співрозмовника навіть на середині фрази, якщо вам здається, що розмова затягнулася.
2. Телефонуйте тільки в особливо важливих випадках - іноді цілком достатньо написати e-mail.
3. Не відповідайте на дзвінок, якщо ви дізналися номер абонента і впевнені, що цей чоловік дзвонить без справи.
4. Висловлюйтеся по телефону чітко і коротко.
Система Франкліна
Згідно системі Бенджаміна Франкліна, кожну велике завдання слід розділити на підзадачі, а їх - на ще більш дрібні підзадачі. Візуально це зображується у вигляді багатоступеневою піраміди. Перший поверх піраміди - визначення життєвих цінностей (сім'я, робота, пізнання світу, гроші, влада). Другий поверх - побудова високої мети (стати багатодітним батьком, головою компанії або депутатом). Третій поверх - написання генерального плану, тобто перерахування головних ступенів до досягнення мети (одружитися, купити будинок, зробити кар'єру в іноземній компанії). Четвертий - написання довгострокового плану (на кілька років) із зазначенням конкретних цілей і конкретних термінів (вступити в університет і т.п.). П'ятий поверх - короткостроковий план (від декількох тижнів до декількох місяців). Шостий, і останній, поверх - складання плану на сьогоднішній день, який допоможе досягти одну з короткострокових цілей.
Принцип Ейзенхауера
Дане правило передбачає розбивку всіх наявних завдань на чотири групи:
1) термінові / важливі - їх необхідно виконувати самому і негайно;
2) термінові / неважливі - їх слід передати підлеглим, якщо їх рішення не вимагає спеціальних знань і навичок.
3) нетермінові / важливі - їх необхідно вирішувати самому, ні в якому разі не допускаючи, щоб вони ставали терміновими.
4) нетермінові / неважливі - від них потрібно взагалі відмовитися.
Читайте також: