Інтернет багато чого змінив у бізнес-світі, торкнувшись й ділову кореспонденцію. Часи, коли ділового листа потрібно було запечатувати в конверт і відправляти поштою, давно пройшли. Тепер написи на конвертах змінилися коротким електронною адресою і заголовком листа.
Зараз скласти і відправити діловий лист - справа кількох хвилин. Загальне відчуття легкості і неформальності спілкування створює враження, що е-мейл можна написати як-небудь і нічого страшного не станеться. Це не вірно. За рахунок того, що електронна адреса, як правило, доступна широкій аудиторії, на ній накопичується багато спаму й адресату легше просто видалити і забути криво написаний йому лист, ніж розбиратися, що саме ви хотіли йому сказати.
Експерти кажуть, що етикет інтернет-листування включає в себе відмову від використання скорочень і малих літер замість великих.
Коли ви пишете людині, з якою особисто не знайомі, бажано звертатися до неї за ім'ям та прізвищем.
Само собою, варто представитися в листі й самому, навіть якщо в рядку зворотної адреси вже вказані ваші ім'я і прізвище. Крім того, прийнято вітатися зі співрозмовником у кожному новому листі, а не тільки обговорювати вже написане.
Брайан Конрад, творець порталу для фрілансерів, дає наступні поради:
- Використовуйте короткі пропозиції і намагайтеся викладати інформацію як можна більш чітко. Абзаци та відступи зроблять ваш лист більш зручним для читання. І не намагайтеся писати мемуари - найкращі бізнес-листи займають менше сторінки.
- Інтернет-листування не вимагає від вас вивіряти кожне слово, в е-мейлах всі починають спілкуватися трохи вільніше. Що ще не означає, що ви можете спілкуватися з діловим партнером або вашим майбутнім роботодавцем так само, як ви спілкуєтеся з мамою або кращим другом.
- Навіть якщо у вашому бізнесі прийнято ставити смайлики після кожного рядка і активно користуватися сленгом, це не повинно впливати на рівень грамотності. Помилки говорять адресату про те, що ви рідко відсилаєте ділові листи, а ваше повідомлення, ймовірно, не дуже важливе.
Можете скористатися як онлайн-словниками, так і перевіркою правопису в Microsoft Word. Використовуйте важливий офіційний тон, і в жодному разі не вживайте ненормативну лексику або грубі жаргонні слова.
Використання КАПСЛОКУ викликає у співрозмовника враження, що ви кричите. Тому, навіть якщо вам хочеться зробити свій текст максимально красивим і акуратним, будьте обережні і не перестарайтеся з форматуванням.
Наприкінці листа не забудьте подякувати вашого співрозмовника.
Ну і останнє, але не менш важливе - переконайтеся, що ви відправляєте листа на вірну адресу!
В статті використані матеріали Mywage.org и Freelancewriting.com
Читайте також: