Как писать деловые е-мейлы

деловое письмо

Интернет многое изменил в бизнес-мире, затронув и деловую корреспонденцию. Времена, когда деловое письмо нужно было запечатывать в конверт и отправлять почтой, давно прошли. Теперь витиеватые надписи на конвертах сменились коротким электронным адресом и заголовком письма.


Сейчас составить и отправить деловое письмо – дело нескольких минут. Общее ощущение легкости и неформальности общения создает впечатление, что е-мейл можно написать кое-как и ничего страшного не случится. Это не верно. За счет того, что электронный адрес, как правило, доступен широкой аудитории, в нем скапливается много спама и адресату легче просто удалить и забыть коряво написанное ему письмо, чем разбираться, что именно вы хотели ему сказать.

 
Эксперты говорят, что этикет сетевой переписки включает в себя отказ от использования сокращений и строчных букв вместо заглавных.


Когда вы пишете человеку, с которым лично не знакомы, желательно обращаться к нему по имени и фамилии.


Само собой, стоит представиться в письме и самому, даже если в строке обратного адреса указаны ваши имя и фамилия. Кроме того, принято здороваться с собеседником в каждом новом письме, а не только обсуждать уже написанное.


Брайан Конрад, создатель портала для фрилансеров, дает следующие советы:


- Используйте краткие предложения и старайтесь излагать информацию как можно более четко. Абзацы и отступы сделают ваше письмо более удобным для чтения. И не пытайтесь писать мемуары – лучшие бизнес-письма занимают меньше страницы.


- Интернет-переписка не требует от вас выверять каждое слово , в е-мейлах все начинают общаться чуть более свободно. Что еще не значит, что вы можете общаться с деловым партнером или вашим будущим работодателем так же, как вы переписываетесь с мамой или лучшим другом.


 - Даже если в вашем бизнесе принято ставить смайлики после каждой строчки и активно пользоваться сленгом, это не должно влиять на уровень грамотности. Ошибки говорят адресату о том, что вы редко отсылаете деловые письма, а ваше сообщение, вероятно, не очень важное. 


Можете воспользоваться как онлайн-словарями, так и проверкой правописания в Microsoft Word. Используйте вежливый официальный тон, и ни в коем случае не употребляйте ненормативную лексику или грубые жаргонные слова.


Использование КАПСЛОКА вызывает у собеседника впечатление, что вы кричите. Поэтому, даже если вам хочется сделать свой текст максимально красивым и аккуратным, будьте осторожны и не переусердствуйте с форматированием.


В конце письма не забудьте поблагодарить вашего собеседника.
Ну и последнее, но не менее важное - убедитесь, что вы отправляете письмо на верный адрес!

31.03.2010

В статье использованы материалы Mywage.org и Freelancewriting.com

Читайте также:

Заполните Анкету о Работе и Зарплате
loading...
Loading...