Професія - секретар
Секретар - практично єдина абсолютно
жіноча професія. Чоловіків на цій посаді майже не зустрінеш. І важко знайти
іншу таку роботу, яка б збирала навколо себе стільки міфів і різних думок.
На сучасному ринку праці секретарі затребувані завжди, адже саме вони - обличчя компанії. При цьому ступінь їх участі в справах компанії та відповідальності може сильно варіюватися залежно від виконуваних обов'язків.
Що потрібно вміти?
Секретарські посади поділяються на кілька типів: більшість вакансій пропонує позицію «секретаря», «секретаря-офіс-менеджера», «секретаря на ресепшн», рідше шукають секретаря-референта або секретаря-помічника.
Що входить в обов'язки кожної з цих спеціальностей?
Звичайний секретар переглядає пошту, відповідає на стандартні запити, відбирає необхідні листи, проводить телефонні переговори і стежить за своєчасним виконанням робочих завдань.
Щоб працювати секретарем, достатньо як мінімум секретарських курсів або курсів діловодства. Вища освіта буде плюсом, але рідко вказується в переліку необхідних вимог.
Секретар-офіс-менеджер зазвичай організовує діяльність всього офісу. Від неї залежить, наскільки буде скоординована робота кур'єрів і диспетчерів і чи зможе офіс безперебійно функціонувати. Також в її обов'язки входить обробка всієї вхідної кореспонденції. При вступі на цю посаду перевага надається кандидатам, які знайомі з профілем діяльності компанії або проходили стажування за кордоном.
Найменші вимоги пред'являються до секретарів в приймальні, оскільки їх коло обов'язків не вимагає ніяких спеціальних навичок. Вони приймають і розподіляють вхідні дзвінки, зустрічають і проводжають відвідувачів. Як правило, компанії хочуть бачити на цій позиції симпатичну дівчину з гарною дикцією.
Природно, по мірі роботи в компанії, обов'язки можуть змінюватися відповідно до рівня співробітників, тому навіть на нижній сходинці професії можна багато чому навчитися і добре себе зарекомендувати.
Часто традиційні функціональні обов'язки можуть об'єднуватися з додатковими - залежно від специфіки роботи фірми і підходу начальства.
Серед основних вимог, які пред'являють роботодавці - добре знання ПК та офісної техніки. Найпоширеніші програми - Word, Excel, Outlook, 1С та Internet.
Головні особисті якості - відповідальність та уважність. Часто згадують старанність, працьовитість і вміння працювати в команді.
Плюси і мінуси
Оскільки в основній масі секретарські обов'язки не є складними, багато компаній готові прийняти на цю посаду людину без досвіду роботи. Ті ж, хто шукає досвідченого співробітника, зазвичай вносять у вимоги досвід від півроку до двох років.
Хоча професія секретаря багатьом доступна, вважається легкою і часто непогано оплачується, далеко не всі хочуть йти на цю посаду. Серед мінусів професії - регулярні стресові ситуації. Перебуваючи на нижній сходинці офісного персоналу, секретарі частіше за інших стикаються з поганим настроєм начальника і клієнтів. До власних справ додається необхідність згладжувати і попереджати конфлікти, що вдається не завжди.
Портрет спеціаліста
Майже сто відсотків жінок для цієї посади - не випадковість. Жінки емоційно більш гнучкі і легше підстроюються під настрій оточуючих. Саме від жінок часто залежить атмосфера в колективі і комфортні умови в офісі, що важливо для ефективної роботи та справляє гарне враження на відвідувачів.
Хоча обов'язки секретаря і невеликі, їх завантаженість протягом дня може бути дуже високою. Юлія розповідає, що, пропрацювавши два роки у видавництві, вона змінила думку про легкість і доступність цієї професії: «У мої обов'язки молодшого секретаря входило відповідати на телефонні дзвінки. Думала, що це дуже легко, і дивувалася, чесно кажучи, за що мені платитимуть пристойну на той час зарплату. Через кілька днів зрозуміла, за що. Дзвінків було дуже багато, телефон розривався буквально кожні п'ять хвилин. Іноді дзвонили люди, скажімо так, не зовсім адекватні, але я мала бути з усіма ввічливою і коректною та свято дотримувати репутацію і престиж фірми. Однак найбільш непростим виявилося складання графіку роботи керівника. Моїм завданням було організувати весь його робочий процес.»
Рівень зарплат
Зараз в Україні зарплати секретарів становлять від 100 у.о. для випускників вузів або закінчили школу без спеціальної підготовки до 700 у.о. для офіс-менеджерів з досвідом роботи і знанням іноземної мови. При цьому рівень пропонованих окладів залежить здебільшого від фінансового благополуччя роботодавця, а не від навичок і досвіду кандидата. Нерідко в невеликих фірмах вимоги до секретарям значно вищі, ніж у великих концернах. Справа в тому, що у великій компанії зазвичай розподілені функції, і секретарю в приймальні не потрібно проявляти навички офіс-менеджера. А от в маленьких конторах одна людина виконує весь спектр обов'язків.
За даними rabota.ua, середня зарплата секретарів і офіс-менеджерів по Україні дорівнює приблизно 467 у.о. на травень 2009 р., при цьому середня зарплата офісного персоналу в Києві приблизно в півтора рази вище середнього рівня по Україні і складає 675 у.о. Більшість вакансій пропонують зарплату в діапазоні від 200 до 600 у.о.
21.10.2009
Читайте також:
- Кого вибере роботодавець: вимоги до претендентів
- Десять заповідей для пошуку роботи
- Професія - менеджер з продажу
